Polityka Prywatności Polska Grupa Elektrociepłowni

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polska Grupa Elektrociepłowni z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym. Dokument został sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

Korzystając z naszych usług, strony internetowej, portali obsługi klienta oraz pozostając z nami w relacji kontraktowej lub korespondencyjnej, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe, które przetwarzamy w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z prawem.

2. Administrator danych osobowych Administratorem Państwa danych osobowych jest: Polska Grupa Elektrociepłowni (dalej: „Administrator” lub „Polska Grupa Elektrociepłowni”) z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą się Państwo z nami skontaktować:

• listownie: z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” na adres siedziby Administratora,
• e‑mailem: na dedykowany adres wskazany na naszej stronie internetowej,
• poprzez formularze kontaktowe dostępne na naszych serwisach.

Jeżeli został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD), dane kontaktowe do IOD są publikowane na naszej stronie internetowej oraz dostępne w punktach obsługi klienta.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru relacji z Polska Grupa Elektrociepłowni możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy, numer NIP/REGON (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą),
   • PESEL lub inny identyfikator wymagany przez prawo (np. w związku z przyłączem energetycznym lub rozliczeniami),
   • seria i numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne i dopuszczalne prawem). 2) Dane kontaktowe:
   • adres zamieszkania lub siedziby,
   • adres do korespondencji,
   • numer telefonu,
   • adres e‑mail. 3) Dane dotyczące umowy i rozliczeń:
   • numer punktu poboru energii lub ciepła,
   • dane dotyczące przyłącza i infrastruktury energetycznej,
   • historia zużycia energii/ciepła, odczyty liczników,
   • dane dotyczące fakturowania i płatności (np. numer rachunku bankowego, informacje o statusie płatności, nadpłatach i zaległościach). 4) Dane dotyczące obsługi klienta:
   • treść zapytań i reklamacji,
   • nagrania rozmów telefonicznych z infolinią (jeżeli informujemy o nagrywaniu),
   • korespondencja e‑mailowa lub papierowa. 5) Dane dotyczące korzystania z serwisów internetowych:
   • adres IP,
   • dane identyfikujące urządzenie i przeglądarkę,
   • pliki cookies i podobne technologie,
   • dane o aktywności na stronie (logi systemowe). 6) Dane związane z bezpieczeństwem i infrastrukturą:
   • dane związane ze zgłoszeniami awarii i zdarzeń technicznych,
   • dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa sieci i instalacji.

W szczególnych przypadkach możemy przetwarzać także inne dane, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do realizacji konkretnej, prawnie uzasadnionej potrzeby, o czym każdorazowo informujemy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów i na podstawie odpowiednich podstaw prawnych wskazanych w art. 6 i 9 RODO.

1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Przetwarzamy dane w celu:

• zawarcia umów sprzedaży energii, ciepła lub świadczenia usług powiązanych,
• realizacji umów przyłączeniowych oraz eksploatacji instalacji,
• obsługi klienta, w tym obsługi zgłoszeń, reklamacji i awarii,
• rozliczeń finansowych, wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji księgowej,
• realizacji praw i obowiązków stron umowy (np. zmiana taryfy, danych, przeniesienie praw i obowiązków).

2) Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) Dane przetwarzamy m.in. w celu:

• realizacji obowiązków wynikających z prawa energetycznego i przepisów wykonawczych,
• wypełniania obowiązków podatkowych i rachunkowych,
• udzielania odpowiedzi organom administracji publicznej, sądom i organom ścigania,
• prowadzenia dokumentacji wymaganej przez przepisy sektorowe (np. regulacje rynku energii i ciepła).

3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Nasz uzasadniony interes obejmuje w szczególności:

• zapewnienie bezpieczeństwa sieci, infrastruktury i usług energetycznych,
• dochodzenie i obronę przed roszczeniami (np. windykacja należności),
• zapobieganie nadużyciom i działaniom sprzecznym z prawem,
• prowadzenie analiz i statystyk na potrzeby optymalizacji procesów biznesowych,
• kontakt w sprawach związanych z bieżącą obsługą umowy, w tym informowanie o przerwach w dostawach, planowanych pracach i zmianach warunków świadczenia usług,
• zabezpieczenie dowodów (np. nagrania rozmów, logi systemowe) na wypadek sporów.

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) Na podstawie zgody możemy przetwarzać dane w celu:

• prowadzenia działań marketingowych wykraczających poza uzasadniony interes Administratora, w tym wysyłki newsletterów i informacji handlowych,
• zastosowania niektórych plików cookies i podobnych technologii w serwisach internetowych,
• udziału w badaniach satysfakcji i ankietach wykraczających poza niezbędne analizy jakości usług. Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

5. Źródła pozyskiwania danych Zazwyczaj pozyskujemy dane bezpośrednio od Państwa, np. podczas:
   • zawierania umowy,
   • składania wniosków i formularzy (online lub w formie papierowej),
   • rejestracji w serwisach i portalach klienta,
   • kontaktu telefonicznego, e‑mailowego lub osobistego.

W niektórych przypadkach dane mogą pochodzić także z innych źródeł, np.:

• od innych przedsiębiorstw energetycznych (w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa),
• z rejestrów publicznych (np. KRS, CEIDG, rejestry adresowe),
• od pełnomocników lub przedstawicieli, którzy działają w Państwa imieniu.

6. Odbiorcy danych Dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Polska Grupa Elektrociepłowni oraz podmioty działające na nasze zlecenie lub we współpracy, w szczególności:
   • dostawcy usług IT (utrzymanie systemów, serwerów, oprogramowania, poczty elektronicznej),
   • podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie i doradcze,
   • firmy windykacyjne, kancelarie prawne i komornicy (w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń),
   • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
   • banki i instytucje płatnicze (w związku z realizacją płatności i zwrotów),
   • podmioty z grupy kapitałowej, jeżeli takie istnieją i współuczestniczą w realizacji usług energetycznych,
   • inni przedsiębiorcy energetyczni uczestniczący w rynku energii, zgodnie z przepisami prawa.

Dane mogą być udostępniane również organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, prokuraturze, organom regulacyjnym, organom podatkowym, Policji), wyłącznie w zakresie niezbędnym i wymaganym prawem.

Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych, chyba że wyraźnie poinformujemy o tym przed takim przekazaniem i zapewnimy odpowiedni poziom ochrony zgodny z RODO.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:
   • przez czas trwania umowy oraz do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy,
   • przez okres wymagany przepisami prawa (np. przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
   • przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego oraz regulacji sektorowych,
   • przez okres trwania uzasadnionego interesu Administratora, chyba że Państwo skutecznie zgłoszą sprzeciw wobec takiego przetwarzania,
   • w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji danego celu.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) Mają Państwo prawo uzyskać informacje, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeżeli tak – prawo dostępu do nich oraz otrzymania kopii danych.

2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) Mogą Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych informacji.

3) Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) Mogą Państwo żądać usunięcia danych, jeżeli:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
• wycofali Państwo zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to może być ograniczone, gdy przetwarzanie danych jest wymagane przepisami prawa.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionują Państwo prawidłowość danych lub sprzeciwiają się ich usunięciu.

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) Mają Państwo prawo otrzymać dane, które zostały dostarczone Administratorowi, w uporządkowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem.

7) Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Jeżeli dane przetwarzamy na podstawie zgody, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

8) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce.

W celu skorzystania z powyższych praw mogą się Państwo z nami skontaktować za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

9. Pliki cookies i technologie śledzące Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage, znaczniki pikselowe) w celu:
   • zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisów,
   • zapamiętania wybranych przez Państwa ustawień (np. język, ustawienia wyświetlania),
   • analizy ruchu na stronie i statystyk odwiedzin,
   • ulepszania funkcjonalności serwisów i dopasowania treści do potrzeb użytkowników,
   • realizacji działań marketingowych – wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez prawo i na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej (np. zgody).

Podczas pierwszej wizyty w serwisie mogą Państwo zostać poproszeni o wyrażenie zgody na wykorzystanie niektórych kategorii cookies. W każdej chwili mogą Państwo zmienić ustawienia cookies w przeglądarce internetowej lub w panelu zarządzania zgodami, o ile jest udostępniony na stronie. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

10. Zabezpieczenia danych Polska Grupa Elektrociepłowni stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

    • kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń,
    • szyfrowanie danych i bezpieczne protokoły komunikacji,
    • procedury zarządzania uprawnieniami pracowników,
    • regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
    • środki służące ochronie przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub modyfikacją danych.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Jeżeli w przyszłości stosowane będą mechanizmy profilowania (np. do dopasowania oferty, oceny ryzyka, segmentacji klientów), poinformujemy o tym odrębnie, wskazując podstawę prawną, cele oraz znaczenie takiego przetwarzania, a także przysługujące Państwu prawa, w tym prawo do uzyskania interwencji człowieka i zakwestionowania decyzji.

12. Ochrona danych osób małoletnich Usługi Polska Grupa Elektrociepłowni zasadniczo nie są kierowane do osób poniżej 18 roku życia, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem (np. współwłaściciele nieruchomości). Dane małoletnich przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym i dopuszczalnym przepisami prawa, z poszanowaniem szczególnej ochrony tej kategorii osób.

13. Zmiany Polityki Prywatności Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub technologii. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na stronach internetowych Polska Grupa Elektrociepłowni wraz z datą wejścia w życie zmian. W przypadku istotnych zmian możemy poinformować Państwa dodatkowo, np. poprzez komunikat na stronie lub drogą e‑mailową (jeżeli posiadamy adres e‑mail).

14. Kontakt W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz stosowaną przez nas Polityką Prywatności, zachęcamy do kontaktu z Administratorem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych powyżej lub zamieszczonych na stronie internetowej Polska Grupa Elektrociepłowni.